Los 8 factores que debes auditar en tu portal de HubSpot CRM 

En esta ocasión vamos a conversar sobre algunos puntos críticos que pasan desapercibidos luego de la contratación de una herramienta de CRM y que con el tiempo generan problemas en la plataforma, ya que la contratación es solo el primer paso, posteriormente se requiere un monitoreo y mantenimiento de forma periódica para su correcto funcionamiento.

A continuación, te comparto los 8 factores clave que debes auditar en tu portal de HubSpot CRM:

Para simplificarlo, esto se refiere a qué fuentes de datos se van a considerar (las cuales van a alimentar al sistema), en dónde se va a almacenar dicha información y cómo se planea consumir por las diferentes áreas.

Ejemplo: Si tu equipo de marketing genera campañas desde diferentes canales (online y offline), estos canales deben tener propiedades específicas dentro del CRM para almacenar dicha información, que posteriormente será utilizada para evaluar el rendimiento de cada canal.

Cada perfil dentro del CRM debe saber exactamente cómo actuar y cuáles son sus funciones clave para lograr una gestión correcta de sus actividades apoyado de la plataforma.

Ejemplo: Si un vendedor cierra un negocio de forma distinta a como lo hace otro (uno registra la propuesta como nota y otro como archivo adjunto), se pierde la consistencia del proceso de ventas para las mediciones. Un proceso estandarizado define, por ejemplo, que todo negocio ganado debe pasar por las mismas cuatro etapas antes de cerrarse.

Implica la definición de los objetos dentro del CRM (contactos, empresas, negocios, tickets, etc.), sus propiedades y la forma en que se comunican entre sí.

Ejemplo: Si dentro del CRM tienes a cinco contactos de una misma empresa, pero solo uno está vinculado correctamente con el negocio activo, tu equipo perderá tiempo buscando información dispersa. Auditar el relacionamiento asegura que, al abrir una empresa, veas de inmediato sus contactos, negocios y tickets relacionados.

Consiste en asegurarse de no tener propiedades duplicadas ni sin propósito, contar con información completa y de valor para la toma de decisiones y evitar almacenar información que no sea relevante para la estrategia.

Ejemplo: Tener tres propiedades distintas para registrar el "número de teléfono del contacto” (una creada por marketing, otra por ventas y otra por soporte) genera confusión y datos incompletos. Limpiar el CRM significa consolidar esa información en una sola propiedad y eliminar las que ya no se usan.

En la mayoría de los casos la configuración inicial del CRM se realiza con un alcance limitado. Con el paso del tiempo, muchas de las herramientas contratadas quedan sin usar, y al hacer una auditoría se descubre que nunca fueron configuradas.

Ejemplo: Una empresa contrata los reportes avanzados de HubSpot, pero en lugar de configurar los dashboards, se siguen descargando los datos en Excel para analizarlos por fuera de la plataforma. Auditar la configuración ayuda a las empresas a identificar las herramientas que ya se están pagando, pero no se están aprovechando.

Le permite a las empresas evaluar si las licencias contratadas están siendo utilizadas. En caso de que no, poder plantear una agenda de capacitaciones y guías prácticas para su equipo y definir plazos para decidir si se renuevan o reasignan a otros miembros del equipo que sí las necesitan.

Ejemplo: Si contrataste 10 licencias para ventas, pero solo 5 se están utilizando, entonces estás pagando de más. La auditoría te permite decidir si capacitas al resto del equipo, reasignar esas licencias a otros miembros o dejas de renovar las licencias que no se están utilizando.

Consiste en analizar si las capacidades de la plataforma están siendo explotadas al máximo, es decir, además de revisar la configuración de las herramientas, identificar si las decisiones del negocio se están tomando con base en la información que arroja el sistema.

Ejemplo: Si tu equipo solo intuye qué esfuerzos están funcionando mejor, en lugar de revisar qué fuentes generan más negocios cerrados en HubSpot CRM, entonces la plataforma no se está usando como base para la estrategia. 

Son las reglas, estándares y controles de acceso que protegen la privacidad y la calidad de la información dentro del CRM.

Ejemplo: Si todos los usuarios, sin importar su rol, tienen permisos de administrador y pueden eliminar o descargar contactos e información de tu CRM. Esto representa un alto riesgo en la seguridad de tu empresa y en la pérdida o fuga de información sensible de la cual eres responsable. Definir permisos por rol, por ejemplo, que solo los directores de cada área puedan descargar información, es una forma básica de gobernanza.

Auditar estos 8 factores de forma periódica en tu portal de HubSpot CRM es vital para su correcto funcionamiento y, además, te brindará información clave para tomar decisiones y seguir mejorando tus procesos internos. 

Si tienes alguna duda sobre cómo comenzar, puedes escribirme directamente en LinkedIn o dejar tu comentario en la sección. 

¡Saludos!