¿Tu equipo comete los mismos errores siempre? Luis Angel Valiente

¿Tu equipo comete los mismos errores siempre? Luis Angel Valiente

 
¿Mi equipo de trabajo necesita orden? Esta es una pregunta recurrente que tienen los líderes cuando los problemas comienzan a ser recurrentes 

¿Las entregas no se facturaron? 
¿Compraron un producto y no se realizó el envío? 
¿Un insumo se aceptó en malas condiciones? 

Algo pasa con el equipo de trabajo, hay problemas sencillos que no deberían de ocurrir, la respuesta es sencilla, tú equipo de trabajo necesita estandarizar procesos. 

El líder del equipo cuando se entera de estos  errores, se le hacen absurdos, ¿Cómo es posible que existan estos fallos tan simples? Y además de sentir indignación, siente impotencia pues las soluciones son rápidas, pero no tiene el tiempo para estar al pendiente de todos los detalles. 

La primera solución que se nos viene a la mente es operativa:

"Necesitamos a alguien que nos ayude con este proceso” 

Esa es la primera señal que generan los líderes empresariales cuando comienzan a transformarse de coordinadores a autores intelectuales.

Ahora tenemos que generar procesos y circuitos de actividades que le permitan al líder garantizar que sin importar quien atienda un proceso, siempre tenga la misma calidad de atención a los detalles. 

Los procesos llevan una serie de pasos: A, B, C, D. Generalmente son procesos que tienen un inicio y un fin y en cada ocasión hay pequeñas variantes y problemas que se van presentando y solo la experiencia va dictando las soluciones, los servicios especializados son un buen ejemplo. 

Por otra parte, los circuitos también son seriados 1, 2, 3, 4, 1, 2, 3, 4… pero son siempre los mismos pasos sin pequeñas variantes, y los errores ya están muy bien localizados, las actividades en circuito pueden llegar a ser monótonas, sin embargo, son la fuerza productiva más importante, las fabricas son un buen ejemplo. 

Al principio cuando se implementan procesos o circuitos todo parece una escenografía, un montaje de una empresa que es chica o mediana y pretende ser grande; pero la implementación de todos estos sistemas ayuda a dar el siguiente paso para convertir esta escenografía en una realidad.
Siempre, en todos los casos esa imagen de una empresa más fuerte, al comenzar a trabajarla, termina por materializarse, aunque los primeros en rechazar los cambios son los mismos colaboradores.
 
¿Cómo se si mi empresa esta preparada para dar este cambio?

El primer síntoma de que tu empresa está lista para dar el siguiente paso surge en las reuniones de trabajo, cuando los lideres o los colaboradores empiezan a mencionar a la marca como una tercera persona: 

"Blue Business necesita estandarizar sus procesos de facturación”

Además los propios colaboradores comienzan a utilizar frases inclusivas como "Nosotros” en sus discursos para referirse a la marca. 

"Nosotros somos lideres en el mercado en atención a clientes, estamos muy arriba de la 
competencia” 

Los únicos que se van a resistir al cambio, son los empleados históricos como ya lo comentamos, pues ellos son la principal fuente de información para generar un listado de errores comunes o para estandarizar los procesos de forma clara y simple sin omisiones, pero dichos colaboradores ven los sistemas como una amenaza, pues piensan que si plasman toda su experiencia en un documento cualquiera va a poder desempeñar su trabajo, ocasionando que los despidan.

Los líderes deben ser claros en los objetivos y señalar que los colaboradores con más experiencia son los más importantes y ahora les toca a ellos enseñar a los nuevos, y que estandarizar los procesos son solo guías que le permiten al ejecutivo supervisar que los nuevos siguen las instrucciones al pie de la letra de quien tiene más experiencia. 

Recuerda supervisar muy bien a tu equipo en la etapa de implementación y ayúdales en todas las dudas que surjan para hacer más llevadero el cambio.

¿Qué opinas? Con gusto espero todos tus cometarios.

Luis Ángel Valiente
luis.valiente@bluebusiness.com.mx

Comunicólogo, consultor y asesor de empresas en temas de comunicación corporativa y mercadotecnia.


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