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DPA el lado práctico de la Transformación Digital (I). Alejandro Arceo Marrufo
DPA el lado práctico de la Transformación Digital (I). Alejandro Arceo Marrufo
En artículos previos hemos tocado el tema de la transformación digital y su promesa de llevar a la empresa a un nuevo nivel de eficiencia y competitividad superior, aprovechando las ventajas de las nuevas tecnologías disruptivas; también hemos mencionado que no solo se trata de adoptar tecnología para modernizar los sistemas de la empresa, será necesario obtener cambios sustanciales en la forma en que la empresa opera y genera valor para que la transformación digital cumpla con su cometido.
Suena bien, pero su implementación no es nada sencilla, ya que la complejidad para gestionarla requiere de nuevas herramientas que permitan a los datos y los procesos coexistir fluyendo en un ambiente totalmente digitalizado. Pero para comprender mejor este planteamiento, ¿qué debemos entender por la digitalización de los datos y los procesos?
Marlon Molina, en su artículo "¿Qué es la digitalización de procesos y en qué se diferencia de la transformación digital?” plantea una serie de conceptos que ayudan a entender muy bien esta visión, estableciendo la digitalización (digitization en inglés) como el primer paso hacia la transformación digital, siendo su principal objetivo convertir todo lo analógico a digital, así de simple; por ejemplo, convertir los documentos en papel a documentos electrónicos, bases de datos o cualquier formato almacenable y procesable desde medios electrónicos; eliminar señalización manual por dispositivos electrónicos que puedan emitir o almacenar lecturas o señales. Básicamente se plantea la eliminación de lagunas de datos o procesos que puedan entorpecer o detener la continuidad de un flujo de procesos al automatizarlo de principio a fin.
Continuaré con la digitalización de procesos, la cual busca aprovechar por medio de la tecnología la capacidad de recuperar y analizar los datos que la digitalización habilita en el que hacer de las operaciones de la empresa para convertirlos en acciones y decisiones que beneficien al negocio o permitan hacer las adecuaciones necesarias para corregir o mejorar su desempeño. Su enfoque está muy orientado al procesamiento de la información aprovechando la automatización de las operaciones y procesos en los sistemas existentes más que al aprovechamiento de la tecnología. Su principal objetivo es mejorar los procesos de principio a fin aprovechando la digitalización de los datos y los procesos que los ocupan. Se ha convertido en una herramienta muy valiosa para ayudar en los procesos de transformación digital y se le conoce como DPA o Digital Process Automation cuando se integra con plataformas de integración de sistemas vía APIs (Aplication Programing Interface) que habilitan la automatización entre procesos y
cuando hace uso de técnicas de automatización como RPA (Robotic Process Automation).
En la década de los noventa, empresas como BizAgi popularizaron plataformas muy poderosas para mapear y modelar procesos basados en los principios de BPM (Business Process Management) cuyo enfoque se centra en la estandarización, de las funciones del negocio orientándose a la reducción de costos. Pero no es hasta la siguiente década cuando las plataformas BPM evolucionaron por medio de la automatización de operaciones a soluciones de BPA (Business Process Automation), las cuales tienen un enfoque de interconectar las operaciones de las empresas de principio a fin usando técnicas de automatización y aprovechando las técnicas de mapeo y modelado de procesos que BPM propone. Sin embargo, estas soluciones por lo general son desarrollos hechos a la medida de la empresa, su implementación requiere alto conocimiento técnico de los sistemas, así como de los detalles operativos de la empresa por lo que su complejidad es todo un tema, así como los recursos que demanda porque estos no son económicos.
Con el crecimiento en la última década de las tecnologías disruptivas que aceleran la digitalización de los datos y los procesos de las empresas y la reducción en los costos de plataformas habilitadoras del análisis de datos, se está logrando llevar la digitalización de las empresas a un nuevo nivel de estado del arte. Estas condiciones han abierto la puerta a DPA (Digital Process Automation) la cual podemos considerar la nueva evolución de las tecnologías surgidas de BPM. DPA al igual que BPM asegura en la empresa la solides y agilidad de sus procesos internos manteniendo bajo control los costos y maximizando la eficiencia; además agrega a la ecuación el enfoque de extender la automatización de los procesos más allá de la empresa, su objetivo esta centrado en maximizar la interacción de clientes, proveedores y socios con los procesos de la empresa para enriquecer su experiencia al interactuar con la empresa.
Las soluciones de DPA aprovechan la versatilidad de las APIs para automatizar procesos, ocultando a los usuarios la complejidad para manipular datos o tareas y han tenido tal aceptación que en la actualidad soportan una gran cantidad de conectores para muchas aplicaciones populares en el mercado como SAP, SalesForce, Oracle, Hadoop, AWS, AZURE, etc., las APIs que usan son desplegadas con un alto grado de estabilidad y están diseñadas para transparentar los cambios de las aplicaciones con el tiempo, ya que cuidan mucho la las reglas de uso conforme las aplicaciones evolucionan manteniendo la compatibilidad entre versiones. Pero ¿qué pasa si las aplicaciones de la empresa no cuentan con APIs disponibles o conectores para interconectarse con otras aplicaciones? Es entonces cuando hay que voltear a la caja de herramientas y echar mano de RPA (Robotic Process Automation) para crear la automatización incluso para aquellas aplicaciones muy antiguas que no soporten implementación de APIs; estás técnicas facilitan la
secuenciación de los procesos ya que entrenan al software sobre cómo opera un usuario humano la aplicación imitando los movimientos del mouse, las entradas de datos del teclado al grado de reemplazarlo en condiciones supervisadas como si en verdad un robot tomara su lugar.
Se ha mencionado la estabilidad y versatilidad que las APIs ofrecen al automatizar procesos con DPA a pesar de los cambios que se puedan dar con el tiempo, sin embargo en el caso de RPA hay que tener cuidado en su uso porque su ejecución depende del entorno y las condiciones en la que las instrucciones de secuenciación se crearon, cambios en las aplicaciones como rediseño de pantallas, eventos nuevos como variación en el número de clics del mouse o campos nuevos que deban llenarse pueden desestabilizar la ejecución de las secuencias que el robot debe seguir incluyendo que debería hacer en caso de que un error ocurriera. Sin embargo, esto no es un impedimento para sacar el máximo provecho del poder de automatización que RPA ofrece.
Otro aspecto importante que no puede pasarse por alto es como la integración de la Inteligencia Artificial y la aplicación de Machine Learning en los procesos de automatización están ampliando las fronteras de RPA y DPA; cada vez son más los casos de usos que se presentan con éxito en campos como la medicina, seguros, banca y ciberseguridad por mencionar algunos.
Continuará ... (Próxima entrega muy pronto )
MDTIC Alejandro E. Arceo Marrufo
Alejandro Arceo Marrufo es Maestro en Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones por la Universidad Anáhuac. Cuenta con una experiencia de más de 30 años y ha sido Gerente de Tecnologías de la Información en importantes corporativos del sureste de México como Megamak de Grupo BEPENSA, Monty Industries y Grupo LODEMO.
Actualmente es director de Tecnologías de la Información en ISCAM, empresa experta en la medición de Mercados para el Canal Mayorista de México. Amplia experiencia en Estrategias de Transformación Digital, Integración de Sistemas de Información Empresariales, Ciberseguridad e Infraestructuras; actualmente incursionando en Inteligencia de Negocios, Big Data y Data Science.
Ha sido reconocido por la Revista Especializada en Tecnología CIO México en 2014, 2015 y 2016 como uno de los 100 Chief Information Officer a nivel nacional por proyectos innovadores.
Padre de familia y esposo que disfruta de practicar ciclismo, carrera y natación al igual de la música, el ajedrez y el cine.