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La sucesión, ¿Es algo privado?
La sucesión, ¿Es algo privado?
En un Plan de Sucesión hay muchos implicados, además del empresario y su sucesor; algunos lo están más directamente, como la familia y los directivos y empleados de la empresa; otros, más indirectamente, como clientes, proveedores, bancos y los mismos competidores. Mantenerlos informados facilita las cosas y permite controlar la información. Pero a muchos empresarios les cuesta informar porque no están habituados y no saben ni cuándo ni de qué manera conviene hacerlo. Y no es difícil.
La mejor herramienta para implicar a la familia y a sus directivos y empleados en su proyecto de sucesión es mantenerlos informados.
Si no están al corriente de lo que sucede, a medida que pasan los años la incertidumbre será la sensación predominante en todos ellos y, cuando haya dudas sobre algo, los malentendidos y los rumores llenarán los huecos de información.
La continuidad de la empresa es algo también determinante para todos ellos, puesto que, en función de ella, tomarán sus decisiones de futuro. Ante la desinformación o la ambigüedad su respuesta será la preocupación, patente o latente. Por otra parte, la comunicación de los progresos alcanzados les permitirá concentrar sus energías en el negocio y en la superación de las etapas sucesivas del plan sucesorio.
La preocupación por la continuidad de la empresa no es sólo patrimonio de la familia y de los empleados; clientes, proveedores y bancos tienen un interés comercial directo en saber si podrán seguir contando con la empresa o si, por el contrario, ésta puede desaparecer con el empresario; también querrán saber si quedará en buenas manos, con alguien preparado al frente. Al mismo tiempo, los competidores, al acecho ante cualquier signo de debilidad, sabrán, gracias a los mensajes captados, si todo está bien atado de cara al futuro o no.
Pero las comunicaciones no pueden ser improvisadas, sino que deben planificarse y distribuirse dosificadamente, según se haya previsto en el plan de sucesión. Hay que saber qué hay que decir en cada una de las cuatro etapas del plan de sucesión a los colectivos que están interesados en la continuidad de la empresa: el sucesor, la familia, la empresa y el entorno.
1. Etapa de planificación y diseño
- Sucesor: La decisión previa estriba en si contar o no con el sucesor desde el momento de planificar la sucesión. En caso afirmativo, habrá que comunicarle los criterios de selección que se aplicaran y el seguimiento que se efectuará de su evolución como candidato a ser el sucesor; en caso negativo, no hay que comunicarle nada, discreción hasta que la selección se haya consumado. A no ser que existan dudas razonables sobre su validez para el futuro puesto, siempre será mejor que participe desde el principio y a lo largo de todo el proceso, puesto que está plenamente implicado.
- Familia: Antes de programar nada en materia de sucesión, el empresario debe sondear a su cónyuge –y a otros propietarios, si los hay– sobre su predisposición a seguir con la propiedad de la empresa y a los posibles sucesores sobre sus expectativas y su grado de implicación en el plan sucesorio. Informar a la familia en esta fase es crítico para el éxito del plan y éste no debería iniciarse sin un acuerdo lo más unánime posible, al cual sólo se llegará después de escuchar y analizar las aportaciones de sus miembros.
- Empresa: La consulta previa del empresario a los directivos más allegados, si los hay, le permitirá saber si comparten su idea sobre la conveniencia del plan y si existe una buena predisposición a colaborar con él, además de poder recibir sus comentarios y sugerencias. Su participación en el diseño del plan y en el diseño del perfil ideal del sucesor será algo positivo; deben, pues, estar al corriente de las acciones previstas y de sus plazos, de los momentos en que se cuenta con su ayuda directa y de las inversiones previstas.
- Entorno: El intercambio de pareceres con otros colegas que hayan pasado por procesos de sucesión le dará seguridad y le evitará caer en los errores de otros.
Aunque es muy pronto, comunicar el inicio de su plan de sucesión puede ser un buen mensaje para aquellos clientes y proveedores interesados en la continuidad de la empresa.
2. Etapa de preparación del sucesor
- Familia: En esta fase las comunicaciones periódicas deben mantenerla informada sobre el cumplimiento de las previsiones del plan y sobre los progresos del candidato.
- Empresa: Ya que una parte de la preparación del sucesor se llevará a cabo en el seno de la empresa, los técnicos y directivos deben estar al corriente de lo que se cuece. También puede ser útil una comunicación hacia el resto de la organización sobre la finalidad del proceso, ya que les da un mensaje de continuidad, integrarán más rápidamente al sucesor en la organización y los directivos de mayor edad pensarán en su propio plan de sucesión.
3. Etapa de traspaso entre empresario y sucesor
- Familia: Siguen las comunicaciones periódicas para informar del traspaso gradual de poder de decisión entre el empresario y su sucesor, hasta el punto de que convendría que ya fueran ambos los emisores de los mensajes.
- Empresa: La coincidencia del empresario y su sucesor al frente de la empresa durante este período ya es un mensaje suficientemente claro; sin embargo, también puede causar un cierto caos organizativo si no se fijan claramente los pasos graduales de delegación entre el primero y el segundo y los directivos no saben a quién deben rendir cuentas en cada momento.
- Entorno: En esta fase, es clave la presentación del sucesor a clientes y proveedores. Es mejor planificar de forma racional la progresiva sustitución del empresario como interlocutor; primero visitando ambos a los principales y, después, dejando ya en manos del sucesor el contacto.
4. Etapa de retirada del empresario
- Familia: A partir de este punto es el sucesor, es decir, el nuevo gerente, quien debería informar periódicamente a la familia sobre la evolución del negocio y, si no existía antes, puede implantar un plan de comunicación mucho más profesional.
- Empresa: El nuevo gerente puede aprovechar la ocasión para dar continuidad al plan de comunicación interno de la organización. El primer mensaje, no obstante, debe ser de agradecimiento público al empresario retirado, con especial énfasis en sus logros y dejando claro cuál será su papel en el futuro. El cambio generacional no puede dejar lugar a dudas.
- Entorno: Que el entorno sepa que ha habido un cambio al frente de la empresa es un mensaje que le confiere a ésta una imagen positiva en el mercado. No hay que olvidar su dimensión social y que el empresario retirado, además de la admiración que le reportará, puede tener papeles de representación en su entorno local o empresarial.
Si el empresario quiere iniciar el plan y llevarlo a cabo hasta el final, no tiene otra alternativa que informar, no puede llevarlo en secreto. El empresario es, además, el mayor beneficiario de un plan de comunicación sobre su proceso sucesorio:
• En primer lugar, es una toma de posición pública ante otros implicados, una salvaguarda contra la amenaza de una marcha atrás, un compromiso ante todos ellos;
• En segundo lugar, al establecer qué, a quién, cómo y cuándo hay que comunicar, el empresario toma el control de la información, reduce al máximo el alcance de los rumores y las malas interpretaciones y gana credibilidad ante todos los interesados.
Es muy importante para las empresas familiares contar con un asesor que ayude antes que cualquier otra cosa, a conciliar los intereses y clarificar la visión en un ambiente cordial y de excelente comunicación que propicie una sucesión exitosa.
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