Te acaba de llegar un mail en el que se convoca a una reunión urgente.  En 10 minutos todos a la sala de juntas.

En seguida, el cruce de miradas clandestinas llenas de complicidad.  Otra vez a junta. ¿Para qué? 

¿Nunca llegamos a nada? Sólo escuchamos y escuchamos al Jefe.  Brain Storm para resolver un gran problema. Y todo en 2 horas.

De acuerdo a expertos los empleados mexicanos pasan de 4 a 6 horas semanales en juntas, sin contar con los ajustes en la preparación y la sobremesa. Por su parte la Asociación Mexicana de Trabajo en Equipo demostró que entre el 25% al 50% de dichas convocatorias son improductivas, además de que los gerentes y directivos de las organizaciones emplean al equivalente a 21 semanas en reuniones de trabajo, cifra que representa la mitad de las que se realizan todo el año.

Estas son 5 recomendaciones que debes considerar antes de convocar a una reunión:

1. Solo deben existir si hay una verdadera justificación.  Deben estar preparadas, agendadas y los participantes deben contar con los temas que se van a tratar.

2. Considera que cada objetivo de la reunión debe tener uno o varios compromisos.

3. Invita a quienes realmente tengan la responsabilidad de ejecutar acciones.

4. Siempre debes designar a una persona que se encargue de grabar la reunión o tomar notas

5. Una reunión sin minuta es tanto como si nada hubiera pasado. Y enviarla por supuesto.

En nuestros días el tiempo es oro. Considera que cuando convocas a una reunión el costo de hacerla además de activar la sala de juntas, aire acondicionado, café y demás.  Suma el costo por hora de cada invitado con base en su sueldo o comisiones si es de ventas y multiplícala por el número de horas de tu junta.  Eso es lo que cuesta una junta.